Σε περίπτωση που για ένα συνέδριο χρειάζεται επιπλέον δαπάνη, ο επιστημονικά υπεύθυνος θα συντάξει αντίστοιχο έντυπο για Τεχνικές Προδιαγραφές για υπηρεσία ή προμήθεια, όπως επίσης στα υφιστάμενα χρήσιμα έντυπα μπορούν να γίνουν προσαρμογές αν θελήσει να προσθέσει κάποιους όρους που θεωρεί απαραίτητους.

Οποιοσδήποτε όρος περιλαμβάνεται στις τεχνικές προδιαγραφές θα πρέπει να αποδεικνύεται ότι τηρήθηκε όταν προσκομισθούν τα δικαιολογητικά για την πληρωμή της δαπάνης.